Getting Things Done - polskie tłumaczenie

sobota, 21 październik 2006, w kategoriach: Getting Things Done, Lifehacks, Tłumaczenia

Oryginalna wersja: Mark Taw, http://www.marktaw.com,

http://www.marktaw.com/blog/GettingThingsDone.html

Polskie tłumaczenie: Jarek Rzeszótko,
http://sztywny.jogger.pl/custom/sztywny/files/gtd-taw.html
——————————————————————

Wykonywanie zadań! (Getting Things Done)

——————————————————————
Nowy kontrakt, w którym pracuję 6 godzin dziennie skłonił mnie do
przemyśleń na temat produktywności.
——————————————————————

Wylądowałem ostatnio na nowym kontrakcie. Sam ustalam swój czas pracy - przychodzę kiedy chcę, wychodzę kiedy chcę. Jestem także najbardziej produktywny od lat. Dosłownie zrewolucjonizowałem 4 kiepściutkie i niedziałające głowne strony www zmieniając je w perfekcyjne witryny w 3-4 dni. Oto pewne czynniki, które moim zdaniem pomogły mi to osiągnąć.

Wychodzenie kiedy praca jest skończona

Zrobiłem tak dużo w ciągu ostatnich dwóch tygodni, że właśnie biorę wolny dzień żeby __oni__ mogli się zregrupować je i przygotować do następnego projektu. Świadomość, że mogę wyjść kiedy skończe robotę, a nie o danej godzinie (kto powiedział że trzeba pracować od 9 do 17?) motywuje mnie do szybszego ukończenia pracy.

Inny pracownicy w biurze siedzą, czekając na pracę, lub odkładając tę, którą już mają. Ja pracuje przez cały czas, kiedy tam jestem i nie cierpię momentów, w których nie mam nic do roboty, ale oni wydają się żyć w takim trybie, przechodząc do właściwej roboty od czasu do czasu, a przez jego resztę gadając z kumplami i próbując zabić czas.

Oczywiście ci ludzie są tam z jakiegoś powodu - ich praca zależy od zewnętrznych czynników - telefonu, zamówień które muszą zostać wypełnione, dostawa która przyjeżdża - wszystko to może się zdarzyć o każdej porze dnia i ktoś musi tam być żeby upewnić się, że to się stanie. Moja praca jest bardziej oparta na projektach i dopóki wszystko działa kiedy wychodzę, jestem szczęśliwy.

O dziwo, praca zawsze wydaje się skończona dokładnie wtedy, kiedy czas już iść. Mam pół-przypadkowy 6-godzinny dzień pracy. Przychodzę i wychodzę kiedy chcę, czasem trwa to 5 godzin, czasem 7, ale przeważnie 6 i kiedy kończy się ta 6 godzina cel który postawiłem sobie rano wydaje się być skończony tak samo jak mnóstwo innych mini-celów.

Kiedy byłem młody, było kilka zamieci śnieżnych. Prawidzwe burze śnieżne z trzema lub więcej stopami śniegu. Nie chodziłem do szkoły i bawiłem się od czasu do czasu w śniegu, ale przeważnie siedziałem w domu. Nie było gdzie pójść. To była rozkosz. Ciężko opisać to uczucie, ale radość wiedzy, że jesteś dokładnie tam gdzie powinieneś być, jest bardzo kojąca.

Normalnie w pracy jesteśmy zdekoncentrowani, wiercimy się i szukamy czagoś do roboty. Możesz iść do maszyny z przekąskami, łazienki, na papierosa, pogadać z kolegą itp. To ta nieskończona ilość malutkich możliwości dusi naszą produktywność. Poczucie miejsca daje nam cel. Wiedza że jesteśmy gdzie powinniśmy być i nie ma niczego innego może być potężną sprawą.

Zapisuj wszystko. W jednym zeszycie

Nauczyłem się tego w pierwszej pracy. Byłem odpowiedzialny za setki tysięcy dolarów produkcji w fabryce, która robiła przemysłowe instalacje świetlne i za upewnianie się że wszystko jest na czas gotowe do instalacji w głównych projektach budowlanych. Nie muszę wspominać że musiałem przechowywać skrupulatne notatki i musiałem być pewny że wszystko co powiem zostanie faktycznie zrobione.

W tym czasie używałem małego kołonotatnika, a teraz używam zwykłego legal pada (ciężko to przetłumaczyć, idzie o coś takiego). Preferuję notatnik, bo z legal pada ciągle wypadają strony. Upewnij się że ma margines. Mam listę wszystkiego co potrzebuje zrobić razem z powiązanymi notatkami. Za każdym razem kiedy ktoś do mnie dzwoni, kiedy mój szef czegoś chcę, to idzie to do notatnika. Za każdym razem kiedy zauważam coś do zrobienia, zapisuje to w notatniku.

Na marginesie rysuje mały kwadracik. Służy jako wypunktowanie, oddziela pozycję i mogę go zaznaczyć kiedy ukończę daną rzecz. Ten kwadracik to ciągłe przypomnienie co muszę zrobić. Mogę szybko przejrzeć stronę i zobaczyć co jest do zrobienia.

Pod koniec dnia piszę JUTRO i wypisuje rzeczy które muszę zrobić. To skupia moją energię kiedy tylko przechodzę przez drzwi. Jeśli mogę je rozwalić prosto z mostu szybko, zaznaczam je i przewracam stronę, czasem wyrywając je i przepisując dla spójności, żeby mieć cały dzień na jednej kartce. Pozatym, wszystko czego nie mogę zrobić szybko, zostaje zapisane na nowej stronie z nowym kwardracikiem.

Myśle że cyfrowe listy są zbyt “plastyczne” i jeśli mam chwilę żeby nie patrzeć na komputer, nie będe patrzył na PDA tylko na notatnik. A jeśli mam chwilę żeby nie patrzeć na komputer kiedy czekam aż komputer skończy coś robić, nie będe znów gapił się na ekran monitora żeby znaleźć tam moją listę rzeczy do zrobienia. Myśle też że zapisywanmie czegoś ręcznie pomaga ci zmusić się do zrobienia tego czegoś.

Przypuszczalnie ta sama presja sprawia że skupiasz się tylko na rzeczach które możesz zrobic i nie porywaniu “z motyką na słońce” po to żeby potem to ze złością skreślić. Jest duża różnica pomiędzy “Przeprojektuj główną stronę” a “Ściągnij wszystkie pliki dla głównej strony” - różnica pomiędzy akcją jaką mogę teraz podjąć, a celem do którego ukończenia potrzebne jest wykonanie kilku kroków. Jakimś cudem zapisanie ich pozwala mi rozróżnić je łatwiej niż gdybym je wystukał na klawiaturze. Pewnie dlatego że wiem że nie mogę dodać podpunktów czy edytować tego. Co tylko zapiszę, muszę być zdolny zrobić.

Nie możesz także zanieść swojego komputera na spotkanie, a przepisywanie notatek ze spotkania to strata czasu. Wprowadzanie danych do PDA jest zbyt ograniczone i zawsze będziesz próbował zapisywać wszystko skrótowo, a to nie jest dobre; czasem musisz być bardziej opisowy. Możesz także narysować rysunki jeśli są one potrzebne żeby rozjaśnić ci w głowie oraz używać notatnika do innych rzeczy niż tylko listy rzeczy do zrobienia.

Zapisuję także rzeczy które zrobiłem i od razu je zaznaczam. I tak pod koniec dnia mam kompletną listę rzeczy które zrobiłem, nawet notatki ze spotkań. Wszystko w jednym miejscu. Dobrze jest wiedzieć pod koniec dnia co zrobiłeś, nic się nie wymyka. Pod koniec dnia wiesz na ile byłeś produktywny i nie zaburzasz pracy w ten czy inny sposób. W przeciwieństwie do gościa który zawsze idzie na kawę i narzeka na ogromną ilość pracy, jaką ma do wykonania albo ten gość, który wykonuje całą robotę, ale pewnie nie wie jak o niej mówić, wiesz co dokładnie zrobiłeś i kiedy.

Trzymaj wszystko w jednym miejscu

Zdziwiłbyś się gdybyś zobaczył ilu ludzi kładzie rzeczy byle gdzie, albo wrzuca rzeczy na nowy folder na pulpicie i myśli, że później je znajdzie. To jest jeszcze gorsze jeśli dzielisz zasoby z ludźmi. Widziałem mnóstwo biur w których wszystko było trzymane w głowach ludzi “Hej, nie wiesz gdzie jest folder dla konta Andersona?” “Gdzie jest płyta z Photoshopem?” “Hej, jaki jest login do poczty?”.

Musisz stworzyć jedną, autorytatywną lokację dla wszystkiego danego typu. Jednką szafkę dla całego oprogramowania, jeden system teczek dla wszystkich dokumentów, z koszulką dla każdej rzeczy dla której masz papiery. Jedna półka dla archiwlanych płyt CD i one powinny być jasno pooznaczane.

Na twoim komputerze także powinieneś mieć jedno miejsce dla każdego rodzaju informacji.

Widziałem mnóstwo komputerów w plikami poinstalowanymi wszędzie, ściąganymi losowo do każdej lokacji lub na pulpit, potem losowo porozrzucanych lub pokasowanych. Co gorsze, widziałem komputery z plikami roboczymi w folderach, na dyskach zip, kontach e-mail, płytach, dyskietkach i ludzi ciągle ich szukających. Widzę ludzi z emailem na Yahoo, szukających krytycznej informacji ponieważ nigdy nie została skopiowana po wysyłaniu jej do nich.

“Tak, mam to hasło, jest na moim Yahoo”. Jak dużo rzeczy jest w twoim Yahoo? Zawsze miło jest mieć kluczowe informacje zapisane w jednym z 33 emaili od dostawcy na publicznym serwerze email który jest obciążony do nieprzytomoności i może przestać akceptować e-maile bo właśnie osiągnął limit pamięci.

[ Drodzy czytelnicy, były czas że konta pocztowe miały 3mb, uwierzycie??? ;) - przyp. tłumacza ]

Na moim komputerze mam folder Downloads i wszystko, co ściągam jest w tym folderze. E:\Downloads\Editors, E:\Downloads\Design, E:\Downloads\Internet, E:\Downloads\Hardware itp. Są tu także podkategorie. W ten sposób wiem że wszystko co ściągnąłem jest w jednym miejscu. Podkategorie ograniczają liczbę miesc w których coś może się znajdować. Wiem że program FTP czy Telnet będzie w “Internet”.

Stworzyłem folder Work (w mojej branży właściwie nazywa się on “Inetpub” lub “www_root”) gdzie idą wszystkie pliki odnoszące się do projektu, z dwoma folderami dla każdego projektu. W jednym jest skończony produkt, a w drugim pliki których używałem żeby stworzyć ten produkt. Tak więc mam dokładny, działający mirror strony w jednym folderze, a drugim pliki Photoshopa użyte żeby stworzyć jej grafikę w drugim.

* D:\www_root\Domain.com
Działający mirror strony (prezentacji itp.)
* D:\www_root\Domain.com-NonSite
Wszystkie pliki użyte żeby stworzyć tą stronę, pliki Photoshopa itp.

Mam także katalog D:\www_root\www_logs dla logów tak żebym mógł je przepuścić przez program do statystyk. Mam go odseparowanego od folderu “NonSite” ponieważ nie używałem logów żeby stowrzyć stronę i nie chcę szukać tych logów, wolę mieć je w jednym miejscu.

Mam plik TreePad’a z notatkami na wszelkie tematy. Jest tam wszystko od haseł przez adresy ludzi, artykuły które skopiowałem na później, linki do stron które mnie interesują, kawałki kodu których potrzebuję, notatki jak zrobić coś w Unixie itp. Nawet przy 3mb tekstu, wyszukiwanie jest natychmiastowe. To moja baza wiedzy. Każdy kawałeczek informacji który otrzymuje w Internecie idzie tam. Darmowa wersja jest świetna, uwielbiam ją, ale mam wersję szyfrowana i zabezpieczaną hasłem, bo trzymam tam przecież ważne dane.

Dobrą alternatywą Treepada jest Tranglos Keynote. Ma szyfrowanie, obsługuje formatowanie tekstu i jest za darmo (i ma otwarte źródła).

Ostatnio mam też WikiWiki, stronę na której mogę łatwo edytować pliki z sieci. Trzymam tam głównie listy linków - strony o których chcę wiedzieć, oprogramowanie do zapamiętania itp. Możesz też łatwo dzielić te informację z wszystkimi w twoim biurze i wiesz że to jest jedno miesce do którego idą informacje. To jest świetne, bo mam do tego dostęp z każdego miejsca.

Duża cześć tego, co wrzuciłbyś do Wiki i tego co wrzuciłbyś do pliku Treepada nakłada się i może będziesz musiał się pobawić jednym i drugim, żeby zobaczyć co lepiej dla ciebie działa - możesz potrzebować tylko jednego albo możesz też używać obu dla różnych rzeczy tak jak ja. Jest jednak jedna istotna różnica. Trzymam hasła i wszystko inne co nie chcę żeby było online w pliku Treepada, bo jest on zaszyfrowany i łatwy do zbackupowania.

Kiedy tylko potrzebuje czegoś, doskonale wiem gdzie tego szukać i wiem jak powiedzeć komukolwiek gdzie jest cokolwiek. Jest 6 podstawowych miejsc gdzie trzymam rzeczy.

1. Notatnik - dla list rzeczy do zrobienia, notatek kto kiedy zadzwonił itp.

2. Dobrze zorganizowana szafka na akta, półka itp. - papier, fizyczne media jak płyty CD z oprogramowaniem, plikami itp.

3. Folder Download - z instalkami oprogramowania i wszystkim innym czego potrzebuje np. z clipartami

4. Folder Project - gdzie są wszystkie pliki potrzebne dla danego projektu (pliki Worda, wymagania itp.)

5. Plik Treepada - z innymi notatkami których potrzebuję, hasłami, wycinkami kodu itp.

6. Wiki - trzymam tu głównie linki, ale to możę być także pół-publiczna baza wiedzy.

Nie żyj w biurze

Kiedy pracowałem od 9 do 17, zainstalowałem sobie komunikator internetowy, ponieważ szukałem odskoczni od pracy. Surfowałem po Internecie i przeglądałem fora. Teraz, kiedy wychodzę kiedy chcę, dałem sobie z tym spokój. Mam moją komórkę, z SMSami i komunikatorem na niej, więc jeśli ktoś chcę mnie znaleźć, może to zrobić za pomocą telefonu lub Internetu - ale nie jestem zmuszony do siedzenia tam i pogawędek przez cały dzień. Im szybciej pracuję, tym szybciej wrócę do domu czy spotkam się z przyjaciółmi, więc nie chcę być odrywany od pracy.

Żyje w domu i próbowałem pracować w domu, ale zgadnij co się stało. Nie zadziałało. Mój domowy komputer to maszyna do rozrywki z wszystkimi moimi kumplami do pogawędek, bookmarkami, mp3ójkami itp. Jest nawet zwrócony tak, że mogę jednocześnie oglądać telewizję (przypadkiem, przysięgam).

Kiedy muszę wykonać jakąś pracę z domu - pranie, sprzątanie, płacenie rachunków itp. to jest przykry obowiązek. Oczywiście przez zorganizowanie się idzie łatwiej, ale to nigdy nie jest zabawne, bo zawsze mógłbym robić coś bardziej interesującego. Nie mam żadnej motywacji, żeby robić te rzeczy teraz, ponieważ teraz zawsze jest coś ciekawszego do roboty, a to zawsze mogę przełożyć na później.

Jeśli stworzysz środowisko w pracy, w którym bedziesz się obijał kiedy nie ma pracy do zrobienia, stworzysz także zrelaksowaną postawę wobec pracy. Kiedy przychodzę do pracy, wiem że jestem tu, żeby pracować. Jeśli zostawałbym tam po skończeniu pracy, nie byłbym tak zmotywowany, żeby ją skończyć. To staje się rzutem monetą - zrób to teraz, zrób to później. To nie ma znaczenia, bo będe tu tak czy inaczej - lenistwo wygra.

Tak na prawdę zostawanie w pracy po jej skończeniu odstrasza od pracowania. Bo w końcu co masz robić, kiedy robota jest skończona? Godziny nudy, bezsensowne pogawędki z współpracownikami, surfowanie po Internecie w poszukiwaniu czegoś. co zabije czas albo sprawi, że będziesz wyglądał na zajętego.

O stawianiu celów

Część z was (prawdopodobnie mała cześć) może się dziwić stawianiu celów, na czym skupia się wiele systemów zarządzania, w tym także zarządzania czasem. Myślę, że zapisywanie co musisz zrobić w pewnym sensie ustala twoje cele. Przypadkowe cele jak “Przejrzyj dziś 50 stron” są użyteczne, kiedy łatwo jesteś rozpraszany, albo kiedy przed tobą jest góra pracy. Nienawidzę nużącej pracy i próbuję ją zautomatyzować tak bardzo, jak tylko się da. Jeśli to nie jest możliwe, sugeruję żebyś ustalił cel dla danego dnia i ustaleniu konkursu z samym sobą, żeby zrobić najwięcej jak się da w ciągu danej liczby godzin.

Najlepiej powiedz swojemu szefowi, żeby dał Ci taką a taką liczbę pracy każdego dnia i pozwolił iść do domu, kiedy skończysz. Spróbuj go przekonać, że naprawdę nie staniesz się bardziej produktywny jeśli będziesz pracował cały dzień żwirując się na górę. Jeśli pracujesz z kimś innym, zrób z tego konkurs z nim. Tylko nie poddawaj się, jeśli on jest zbyt daleko za lub przed tobą, staraj się wyrównać szansę wygranej. Przegrany niech stawia potem lunch albo napoje, tak żeby konkurs miał realne konsekwencje.

Im nudniejsze są te cele, tym bardziej będziesz musiał się postarać, żeby zmusić się do ich wykonywania. Na dłuższą metę pogoń za wykonywaniem takich celów staje się niekończącym morzem pracy nas dehumanizującej i stajemy się jak niewolnicy czy roboty przykute do maszyny tnącej albo komputera, pracujące tylko dlatego, że nam tak kazano. Unikaj takiej pracy jak tylko się da.

Nikt nie mówi że praca w fabryce jest niehonorowa. To może być coś podobnego do zen i rytmicznego dla niektórych rodzajów powtarzalnej pracy. Ale, myśle że najlepsze fabryki skupiają się na elemencie ludzkim nawet bardziej i nie opierają się za bardzo na sztucznych zachętach, jak płacenie za produktywność.

Myśl o pracy jak o siłowni. Kiedy idziesz na siłownie jest pewien określony sposób robienia rzeczy, na areobiku, albo przy ćwiczeniu z użyciem dobrego programu: 8 do 12 ruchów i zwiększasz wagę jeśli możesz zrobić ich więcej niż 12. Nie ważne ile robisz pompek, to jest kwestia pójścia na siłownie. Kiedy trening jest skończony, wracasz do domu. Jeśli to zrobisz, cele zaczynają się same ustalać.

Wybierz System I Trzymaj Się Go

Używałem przez długi czas systemu opisanego w książce Getting Things Done. Lubię go, bo jest łatwy w implementacji i późniejszym stosowaniu. Jest logiczny i skupia się na tym co możesz zrobić od razu, bez całego tego “definiowania kategori” albo nawet “definiowania sensu twojego życia” rekomendowanego przez inne systemy. Kiedy zobaczyłem tą książke pierwszy raz, chciałem ją kupić z powodu podtytułu - “Sztuka bezstresowej produktywności” brzmiało świetnie biorąc pod uwagę moją stresującą pracę. Ominąłem ją wtedy, bo pomyślałem że to zbyt piękne, żeby było prawdziwe, ale zapewniam - ten system działa.

Jedynym prawdziwym zagrożeniem, jak mówi ta ksiązke, jest to że będziesz tak produktywny i solidny, że staniesz się znany jako “gość który wykonuje zadania” i twój szef zacznie obarczać cię większą odpowiedzalnością.

Utrzymując rzeczy prostymi i zorganizowanymi możesz odpowiadać szybko na rzeczy, bez martwienia się przeszkodami. Zawsze wiesz gdzie co jest i wiesz że niczego nie zapomnisz, bo masz wszystko pozapisywane. System za którym się opowiadam, “Getting Things Done” Davida Allena, wymaga pomyślenia przez chwilę zanim coś zrobisz, ponieważ i tak będziesz musiał to zrobić. Pomyśl jak organizujesz rzeczy i co musisz zrobić żeby czegoś dokonać.

Wiem że to wszystko wydaje się teraz niejasne i jeśli nie masz jeszcze takiego systemu, musisz taki zaimplementować, ale kiedy już to zrobisz, nigdy nie będziesz chciał wrócić. Och - kiedy coś przyjdzie i musisz zastanowić się gdzie to położyć, to nie jest dobry moment na implementację systemu - to już powinno być na miejscu. Kiedy już przeczytasz tą książke, co trwa tylko dzień albo dwa, a przez resztę życia będziesz zorganizowany, efektywny i będziesz wykonywał zadania.

Drugiego dnia w moim nowym biurze szef przyszedł do mnie i powiedzał “Jestem naprawdę pod wrażeniem tego, co byłeś w stanie zrobić w jeden dzień, myśle że masz tu przyszłość”. Mam płacone za godzinę i wychodzę wcześnie - on wie że mam na myśli bizes i nie próbuje zaciągać się swoimi osiągnięciami. Robię co muszę zrobić i wychodzę.

Jakikolwiek system wybierzesz, pamiętaj że ważnym jest zaimplementowanie i trzymanie się go. Używanie PDA przez tydzień, komputerowej listy rzeczy do zrobienia przez następny, a potem przez tydzień papieru nie jest za bardzo produktywne. Używanie jednego systemu teczkowania jednego tygodnia, a innego drugiego jest nawet gorsze, albo jeśli jedna osoba używa jednego, a druga innego, to może być katastrofa. Stwórz jeden system i zaimplementuj go autorytarnie, szczególnie kiedy więcej niż jedna osoba musi go używać.

Tak jak z chodzeniem na siłownie - sposobem na osiągnięcie prawidzwych rezultatów jest wybranie jednego systemu i trzymanie się go.

Powodzenia!

Dodaj do del.icio.us | Dodaj do wykop.pl

Skomentuj